Privacybeleid

1. Inleiding

Treinclaim is een handelsnaam van Zeal Software Applications ("wij", "ons", "onze"), gevestigd aan de Esther de Boer-van Rijkstraat 47, 3207 VA Spijkenisse, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86230336. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via onze website en diensten worden verwerkt. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, wachtwoord (uitsluitend als hash opgeslagen), je Google-ID als je met Google inlogt, referralcodes en je mailvoorkeuren
• Wachtlijst: je e-mailadres, als je je voor de wachtlijst aanmeldt. Het blijft staan tot je je account verwijdert of ons vraagt het van de lijst te halen.
• OV-chipkaart gegevens: kaartnummer of OVpay-pasreferentie (SRFID), reishistorie, vertragingsgegevens. Je reishistorie halen wij op bij NS; wij ontvangen die dus niet van jou zelf.
• Betalingsgegevens: IBAN en tenaamstelling voor uitbetaling van compensaties
• Communicatiegegevens: correspondentie via e-mail of contactformulieren
• Gegevens uit de publieke check-tool: als je zonder account een reis controleert, verwerken wij het ingevoerde traject en tijdstip om te berekenen of die rit claimbaar is. Wij koppelen dit niet aan een persoon en bewaren het niet na de berekening.
• Technische gegevens: IP-adres en browserkenmerken die nodig zijn om de dienst te beveiligen tegen bots en misbruik

3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

Wij gebruiken je persoonsgegevens voor:

• Het aanmaken en beheren van je account
• Het automatisch detecteren van vertragingen in je reishistorie
• Het indienen van compensatieclaims bij vervoerders
• Het uitbetalen van ontvangen compensaties
• Het versturen van updates over je claims
• Het verbeteren van onze dienstverlening

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken je persoonsgegevens uitsluitend op één of meer van de grondslagen uit artikel 6 lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Per doeleinde gebruiken wij de volgende grondslag:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): het aanmaken en beheren van je account, het koppelen van je OV-chipkaart of OVpay-bankpas, het ophalen van reishistorie, het detecteren van vertragingen, het namens jou indienen van compensatieclaims en het uitbetalen van ontvangen compensaties. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk om de dienst te leveren die je met ons overeenkomt; zonder deze verwerkingen kunnen wij geen claim voor je indienen.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): het bewaren van onze uitbetalingsadministratie gedurende 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht (artikel 52 AWR). Dat gaat om het bedrag, de datum, het versleutelde IBAN met tenaamstelling en het claimnummer — niet om je reisgegevens: die vallen niet onder die plicht en bewaren wij korter.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): het analyseren van geredacteerde submission-logs om fouten in de NS-integratie op te sporen, het voorkomen en onderzoeken van fraude en misbruik, en het beveiligen van onze systemen (audit-logs). Wij hebben hiervoor een afweging gemaakt tussen ons belang bij een werkende en veilige dienst en jouw privacybelang; je kunt bezwaar maken via [email protected].
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): uitsluitend voor verwerkingen die niet noodzakelijk zijn voor de overeenkomst, zoals optionele updates of uitnodigingen voor gebruikersonderzoek. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken zonder dat dat gevolgen heeft voor de dienst. Wij gebruiken geen toestemming-grondslag voor functies die je nodig hebt om claims te laten indienen.

5. Delen van gegevens en subverwerkers

Wij delen je gegevens alleen met partijen die noodzakelijk zijn om de dienst te leveren. Sommige daarvan verwerken uitsluitend in onze opdracht (verwerkers); NS, bunq en Google bepalen zelf wat zij met de gegevens doen en zijn daarvoor zelfstandig verantwoordelijk. Hieronder de volledige lijst:

Met elke verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. Bij doorgifte buiten de EER baseren wij ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Aan NS geven wij per claim door: je initialen, tussenvoegsel en achternaam, je kaartnummer, de reisgegevens van de rit en je telefoonnummer. De vergoeding vragen wij op onze eigen rekening (zie de voorwaarden) en de correspondentie met NS loopt via ons claimsadres; je IBAN en e-mailadres gaan dus niet naar NS.

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden voor marketingdoeleinden.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik, zoals vereist door artikel 32 AVG. Dit omvat:

• Wachtwoorden: uitsluitend opgeslagen als bcrypt-hash; wij zien of bewaren je wachtwoord nooit in leesbare vorm
• IBAN at-rest: je IBAN wordt versleuteld in onze database opgeslagen met AES-256-GCM (Authenticated Encryption with Associated Data), gescheiden van de encryptiesleutel. Alleen onze backend kan de IBAN tijdelijk ontsleutelen op het moment van uitbetaling
• Transport: alle verbindingen met onze servers en met subverwerkers verlopen over TLS 1.2 of hoger
• Submission-logs: request- en response-data van NS-integratie worden automatisch geredacteerd voor PII (naam, adres, IBAN, kaartnummer, telefoon, e-mail) voordat ze worden opgeslagen
• Toegangscontrole: beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van least-privilege, met audit-log van administratieve handelingen
• Back-ups: dagelijkse versleutelde back-ups naar Hetzner Object Storage binnen de EU, retentie 30 dagen
• Reviews: periodieke security-reviews op de codebase en infrastructuur

7. Bewaartermijn

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Accountgegevens: tot je je account verwijdert. Gevoelige velden (IBAN, telefoonnummer, OV-chipkaartnummer, kaarthouder, pasnummer) staan at-rest versleuteld in onze database (AES-256-GCM). Na verwijdering bewaren wij alleen onze claim- en uitbetalingsadministratie: bedrag, datum, versleuteld IBAN met tenaamstelling en claimnummer, 7 jaar op grond van artikel 52 AWR. Dat is ook nodig om een claim die op dat moment nog bij de vervoerder ligt alsnog aan je te kunnen uitbetalen. De rest, inclusief je reisgegevens, gaat weg.
• Reishistorie: maximaal 3 maanden (NS claim-deadline); daarna verwijderd behalve voor reizen waarvoor een claim is ingediend.
• Geclaimde reizen: zolang je account bestaat, zodat je je eigen claimhistorie kunt terugzien. Na 1 jaar ronden wij de vertrektijden af op het hele uur en na 7 jaar koppelen wij de reis los van je kaart; alleen de route en geaggregeerde statistieken blijven dan over. Verwijder je je account eerder, dan verdwijnen de reisgegevens meteen: de fiscale bewaarplicht geldt alleen voor de uitbetalingsadministratie hierboven.
• Submission-logs (NS-integratie, PII-geredacteerd): 1 jaar — gebruikt om fouten in de flow te analyseren.
• IP-adres bij claim-indiening: 90 dagen volledig voor fraude-detectie, daarna geanonimiseerd (laatste octet IPv4 verwijderd, laatste 64 bits IPv6 verwijderd).
• IP-adres in audit- en contactlogs: direct geanonimiseerd bij opslag — we slaan nooit het volledige IP-adres op.
• Audit-logs (beveiliging): 1 jaar. Bevatten geen direct identificerende gegevens, wel je account-ID; admin-onthullingen van gemaskerde velden worden apart gelogd voor traceability.
• Correspondentie van NS over je claim: de inhoud 1 jaar, het onderwerp en de afgeleide status zolang de claim bewaard blijft.
• Foutmeldingen uit de applicatie: als er iets misgaat leggen wij de technische fout vast op onze eigen server in Duitsland, 30 dagen lang. Daar staan geen persoonsgegevens in: e-mailadressen en rekeningnummers worden er automatisch uitgehaald en formulierinhoud en cookies gaan niet mee.
• Beveiligingssignalen: meldingen uit onze eigen misbruikdetectie (bijvoorbeeld een reeks mislukte inlogpogingen op een account) blijven staan tot ze zijn afgehandeld en worden een jaar daarna verwijderd. Ze bevatten aantallen, tijdstippen en geanonimiseerde IP-bereiken, plus een verwijzing naar het betrokken account.
• Geaggregeerde reisstatistieken: geanonimiseerd opgeslagen (route gehasht, geen gebruikerskoppeling) — onbepaalde duur voor productverbetering en publieke statistieken.
• NS-verificatiemails: body wordt verwijderd zodra de verificatielink is verwerkt of na 7 dagen; headers na 30 dagen.
• Contact-berichten en feedback: zolang de conversatie lopend is, daarna archief van 2 jaar.
• Back-ups: 30 dagen na rotatie.

8. Je rechten

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben
• Rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering: je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens. Bij het verwijderen van je account verwijderen wij ook de analytics-persoonsgegevens die bij PostHog zijn opgeslagen
• Beperking: je kunt de verwerking laten beperken
• Overdraagbaarheid: je kunt je gegevens in een standaardformaat ontvangen
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

Om gebruik te maken van deze rechten kun je contact met ons opnemen via [email protected]. Wij reageren binnen een maand; om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen je te identificeren.

Onze dienst werkt grotendeels geautomatiseerd: wij bepalen met software of een rit in aanmerking komt voor compensatie en dienen de claim automatisch in. Er worden op basis daarvan geen besluiten genomen met rechtsgevolg voor jou: de vervoerder beslist over de claim, en je kunt altijd contact met ons opnemen om een beoordeling door een mens te laten doen.

9. Cookies en analytics

Onze website gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website, zoals het onthouden van je inlogstatus. Daarnaast kan Cloudflare een technisch noodzakelijke beveiligingscookie plaatsen wanneer je een formulier invult of een botcontrole (Turnstile) doorloopt. Voor beide categorieën is geen toestemming vereist.

Daarnaast meten wij hoe de website wordt gebruikt. Voor deze metingen gebruiken wij PostHog (PostHog Inc., gehost in een EU-datacenter) als verwerker. Zonder jouw toestemming wordt er niets in je browser opgeslagen en worden er geen sessie-opnames gemaakt. Ben je ingelogd, dan sturen onze servers wel gebeurtenissen (zoals een ingediende claim) mee onder je account-ID, op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een werkende dienst. Geef je via de cookiebanner toestemming, dan plaatsen wij een voorkeurscookie op .treinclaim.nl en kunnen wij sessie-opnames maken om de website te verbeteren; invoervelden worden daarbij gemaskeerd. Je kunt je keuze op elk moment aanpassen via de cookiebanner.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je via e-mail of via een melding op onze website.

11. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of om je rechten uit te oefenen kun je contact met ons opnemen:

• Treinclaim (handelsnaam van Zeal Software Applications)
• Esther de Boer-van Rijkstraat 47, 3207 VA Spijkenisse
• E-mail: [email protected]
• Website: www.treinclaim.nl/contact
• KvK: 86230336

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) als je van mening bent dat wij niet correct met je gegevens omgaan.